ERP實(shí)施完成后，最重要的就是將企業(yè)內(nèi)部的業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)、部門數(shù)據(jù)、工作流程數(shù)據(jù)、研發(fā)數(shù)據(jù)、采購數(shù)據(jù)、倉庫數(shù)據(jù)等一系列完整準(zhǔn)確的錄入到系統(tǒng)中去，讓ERP可以快速的適應(yīng)企業(yè)的工作，以最快的速度來體現(xiàn)價值。
1. 需要準(zhǔn)備哪些數(shù)據(jù)?
我們可以簡單的把ERP實(shí)施要準(zhǔn)備的數(shù)據(jù)分為兩類:靜態(tài)數(shù)據(jù)和動態(tài)數(shù)據(jù)。
1) 靜態(tài)數(shù)據(jù)
簡單來說就是短期內(nèi)不會發(fā)生變化的數(shù)據(jù)，一般指生產(chǎn)活動開始前需要準(zhǔn)備的數(shù)據(jù)，如物料清單、工藝路線、倉庫和貨位編碼、會計科目設(shè)置等。這些數(shù)據(jù)應(yīng)該在我們的系統(tǒng)上線之前準(zhǔn)備好，但是靜態(tài)是相對的，需要定期維護(hù)以保持其準(zhǔn)確性。
2) 動態(tài)數(shù)據(jù)
動態(tài)數(shù)據(jù)一般是指生產(chǎn)經(jīng)營活動中不斷發(fā)生、頻繁變化的數(shù)據(jù)，如客戶應(yīng)收賬款——當(dāng)客戶購買產(chǎn)品但不付款時，應(yīng)收賬款會增加;錢收回了，應(yīng)收賬款減少，收了材料減少，入庫采購增加;在實(shí)施ERP系統(tǒng)之初，要輸入動態(tài)數(shù)據(jù)的初始值，即期初數(shù)據(jù)。期初數(shù)據(jù)一旦建立，就需要隨時維護(hù)。
2. 制定編碼規(guī)則，完成基礎(chǔ)數(shù)據(jù)收集
搞清楚準(zhǔn)備什么數(shù)據(jù)之后，就可以開始編碼了。一個考慮周全的編碼系統(tǒng)需要跨部門反復(fù)討論。
不同的數(shù)據(jù)可能有不同的編碼結(jié)構(gòu)，但必須遵循共同的編碼原則:
1) 獨(dú)特性
必須保證一個編碼對象只分配一個代碼，一個代碼只反映一個編碼對象。
2) 實(shí)用性
編碼體系應(yīng)符合企業(yè)的業(yè)務(wù)特點(diǎn)和管理需求，充分考慮企業(yè)發(fā)展對信息編碼的需求以及企業(yè)的現(xiàn)狀。
3) 統(tǒng)一編碼結(jié)構(gòu)
編碼由一個或幾個分類角度不同的分類編碼組成。
4) 標(biāo)準(zhǔn)化
編碼要提高標(biāo)準(zhǔn)化程度，充分考慮與外部環(huán)境的融合，盡可能符合相關(guān)國家和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn);例如，行業(yè)代碼采用國標(biāo)確定的行業(yè)分類，地區(qū)代碼采用郵政編碼。
5) 便于ERP系統(tǒng)處理
因為編碼將在計算機(jī)信息處理系統(tǒng)中實(shí)現(xiàn)，所以編碼要滿足數(shù)據(jù)處理的要求，便于計算機(jī)處理。
6) 易用性
編碼要盡量容易記憶和使用，所以符合要求的話要盡量簡短;編碼問題其實(shí)不僅僅是技術(shù)問題，更是ERP實(shí)施團(tuán)隊的事情——涉及到不同的部門，需要考慮管理狀態(tài)、業(yè)務(wù)特點(diǎn)、歷史數(shù)據(jù)等方面;編碼規(guī)則完成后，根據(jù)編碼規(guī)則逐一確定靜態(tài)數(shù)據(jù)和代碼，從而完成整個靜態(tài)基礎(chǔ)數(shù)據(jù)。
3. 在線開放數(shù)據(jù)準(zhǔn)備和系統(tǒng)
由于開盤數(shù)據(jù)反映的是上線時的數(shù)據(jù)，所以準(zhǔn)備得太早是沒有意義的。這些交易數(shù)據(jù)是動態(tài)的，每天都在變化。
因此，完成期初數(shù)據(jù)的準(zhǔn)備需要一個更精確的時間表，通常安排如下:
根據(jù)ERP項目實(shí)施進(jìn)度，確定上線時間，控制項目。
上線前一周內(nèi)全面盤點(diǎn)，財務(wù)處理庫存余缺。計數(shù)時使用新的編碼規(guī)則。
要求各業(yè)務(wù)部門在上線前盡可能多的處理未結(jié)訂單和應(yīng)收應(yīng)付單，減少人工和系統(tǒng)切換的難度，減少以后對賬的工作量。
集中人力將靜態(tài)數(shù)據(jù)導(dǎo)入或輸入系統(tǒng)。
在線時將庫存期初、賬戶余額、期初單據(jù)錄入系統(tǒng);可見數(shù)據(jù)量應(yīng)提前或延遲輸入，但系統(tǒng)中的數(shù)據(jù)應(yīng)與實(shí)際情況保持一致。
上線后一個月內(nèi)，通過核對手工賬和實(shí)物，檢查系統(tǒng)數(shù)據(jù)是否準(zhǔn)確，找出差異，進(jìn)行調(diào)整。